Het informatiebeleid is gericht op onze informatievoorziening en informatiebeveiliging, inclusief bescherming van persoonsgegevens. We vertalen ons informatiebeleid naar duidelijke opdrachten en zorgen dat we aansluiten bij de behoeften van de gebruikers. Om de beoogde resultaten te behalen vindt regionale afstemming plaats op de beleidsterreinen en de uitvoering van (ICT) projecten, in nauwe samenwerking met De Connectie.
Het vraagt veel van onze gemeentelijke organisatie en haar informatievoorziening om continu bij te blijven op maatschappelijke ontwikkelingen en zorg te dragen voor betrouwbare informatie aan de organisatie en haar burgers. Het voeren van regie op de portefeuille informatievoorziening vraagt om een vervolg op de ingezette koers voor regionale samenwerking op het informatiebeleid, informatiemanagement, informatie- en technologiebeheer, projectmanagement, informatie beveiliging en bescherming persoonsgegevens. Deze samenwerking en schaalvergroting is noodzakelijk om op ontwikkelingen in te kunnen spelen, te voldoen aan de hoge wettelijke eisen, continuïteit te borgen, in een krappe arbeidsmarkt voldoende gekwalificeerd personeel te kunnen binden en de kosten beheersbaar te houden.
Het vertalen van ons informatiebeleid naar duidelijke opdrachten voor de uitvoering gaat zorgen voor het aansluiten bij de (toekomstige)behoeften van de gebruikers en kostenbeheersing. Voorwaarde zijn het inrichten van de lokale i-strategie in aansluiting met de regionale ambitie, het intern en in samenwerking inrichten van een projectorganisatie en het beheer van de informatievoorziening. Dit doet een beroep op het aanpassingsvermogen van de lokale organisatie en vraagt om het maken en prioriteren van keuzes.
Harmonisatie agenda
De harmonisatie- en standaardisatieagenda is een belangrijke randvoorwaarde om de toenemende structurele lasten van informatievoorziening en digitalisering betaalbaar te houden. Dit zal echter nog wel investeringen vragen waar in het beschikbare ontwikkelingsbudget geen ruimte voor is. Wij doen daarvoor een budgetaanvraag van € 500.000 om daarmee te voorkomen dat voor elke aanvullende activiteit budget moet worden gevraagd. Dit kan de voortgang onnodig vertragen.
Het harmoniseren en standaardiseren van processen wordt in 2023 opgestart.
De G3-gemeenten moeten klaar gemaakt worden voor meer data-gedreven werken en landelijke ontwikkelingen. Een regionale i-visie met i-strategie is in ontwikkeling en zal een leidraad vormen voor de richting waarin de informatievoorziening zich gaat ontwikkelen. De regievoering, continuïteit en kwaliteit van de informatievoorzieningsprojecten-portefeuille brengen we naar een hoger plan om de huidige gemeentelijk dienstverlening aangesloten te houden op de wettelijke verplichtingen en ontwikkelingen in de digitale dienstverlening en daarmee klaar te zijn voor de toekomst.
De I-agenda bestaat uit de volgende onderdelen:
- De regionale I-visie;
- De digitale werkplek;
- Harmonisatie- en standaardisatieagenda;
- De lokale projectenportfolio (w.o. noodzakelijke wet- en regelgeving);
- Informatiebeveiliging en businesscontinuiteit.
De regionale I-visie is een belangrijke randvoorwaarde om het opdrachtgeverschap richting De Connectie goed vorm te geven en toekomstige ontwikkelingen gezamenlijk op te kunnen pakken. Hierdoor wordt slagkracht gecreëerd en kunnen schaalvoordelen worden behaald. Binnen de gemeente Renkum staat de financiële ruimte onder druk en ook de uitgevoerde benchmark laat zien dat de informatiseringskosten al aanzienlijke bijdragen vragen van de gemeente Renkum. In de regionale samenwerking zal eerst een doorrekening van de I-visie en de harmonisatie- en standaardisatieagenda met verschillende scenario's worden gedaan. Daarna zal het ambitieniveau worden bepaald.
In het laatste kwartaal van 2022 verwachten we de uitkomsten van het onderzoek naar harmonisatie van ICT van de samenwerkende gemeenten en de Connectie. Op basis daarvan zal een Harmonisatie agenda worden opgesteld. De uitvoering van deze agenda zal in 2023 starten met het ontwikkelen van een gemeenschappelijk Archiefsysteem.
Ter dekking van de kosten van de uitvoering van de harmonisatieagenda is een reserve gevormd.
Een aantal grote projecten: de implementatie van de Omgevingswet en de implementatie van de Wet Open Overheid loopt in 2023 en volgende jaren nog door. Het project implementatie nieuw zaaksysteem voeren we samen met Rheden uit en wordt in 2023 opgeleverd.
Verder zal in 2023 een aantal vakapplicaties uitgebreid of vervangen worden. Waar mogelijk proberen we meteen te harmoniseren. En ondertussen leren we gaandeweg werken in de cloud (office365, teams) en met de nieuwe telefooncentrale.
Informatiebeveiliging en businesscontinuiteit
Digitalisering heeft een grote impact op de levens van onze inwoners. We leven in een informatie- en netwerksamenleving die steeds complexer wordt. Traditioneel beschikt de gemeente over privacy- en concurrentiegevoelige datasets over en voor inwoners en ondernemers. Door de toenemende digitalisering van werkprocessen en dienstverlening wordt informatiebeveiliging en bescherming van persoonsgegevens steeds belangrijker. Onze ambitie is om hierbij minimaal te voldoen aan wettelijke normen zoals die zijn vastgelegd in de Algemene Verordening Gegevensbescherming en de Baseline Informatiebeveiliging Overheid.
In 2023 geven we hier nader inhoud aan door:
- naleving van de AVG te toetsen en de opvolging van de verbeterplannen te monitoren.
- het uitvoeren van audits en zelfevaluaties aan de hand van de ENSIA systematiek (Eenduidige Normatiek Single Information Audit)
- verantwoording afleggen over het beheer van basisregistraties en het gebruik van DigiD
- de opvolging van verbeterplannen uit audits en zelfevaluaties te monitoren
- een regionaal geharmoniseerd bewustwordingsprogramma gericht op informatiebeveiliging en bescherming persoonsgegevens op te zetten
- implementeren van een regionaal geharmoniseerd informatie security management systeem (ISMS)
- ontwikkelen Business Continuïteit Plan in samenwerking met De Connectie
- ons voor te bereiden op mogelijke digitale beveiligingsincidenten en -crisis
- bij het prioriteren en plannen van projecten en beveiligingsmaatregelen risicomanagement toe te passen.
- Afhandeling van AVG verzoeken (Rechten van Betrokkenen)
In het kader van de wet Open Overheid en de wet Hergebruik Overheidsinformatie gaan we in 2023 onderzoeken hoe we proactief onze openbare datasets makkelijker en efficiënter beschikbaar kunnen stellen aan ondernemers en burgers, bijvoorbeeld via een dataportaal.