In het kader van de Gemeentewet is het verplicht dat alle gemeenten beschikken over een drietal verordeningen genoemd naar de respectievelijke artikelen in de Gemeentewet, te weten:
- art. 212: de financiële verordening (jan. 2021);
- art. 213: de controleverordening (jan. 2021);
- art. 213a: de verordening over doelmatigheids- en doeltreffendheidonderzoeken (jan. 2021).
Met deze verordeningen formuleert uw raad belangrijke kaders om de rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid van het geformuleerde beleid te waarborgen.
Verordening over doelmatigheids- en doeltreffendheidonderzoeken (audits)
Het doel van de auditonderzoeken en aanvullende auditactiviteiten is om een bijdrage te leveren aan de duurzame verbetering van de gemeentelijke processen en afstemming tussen beleid en uitvoering. De auditcyclus van de gemeente Renkum is ingericht op basis van de kwaliteitscirkel van Deming (Plan-Do-Check-Act). Hiermee ontstaat een cyclisch proces van leren en verbeteren.
Hieronder informeren we u over de lopende auditactiviteiten. Het auditplan 2023 zal naar verwachting in december door ons worden vastgesteld en, in overeenstemming met de verordening art. 213a, ter kennisname naar uw raad worden gezonden. Vervolgens vindt u een overzicht van de verbeterplannen in uitvoering en tot slot de lijst van de afgesloten verbeterplannen die in aanmerking komen voor een lijncontrole in 2023. In de jaarrekening wordt u geïnformeerd over de resultaten.
Lopende auditactiviteiten, onderzoeksplan 2022
Audit-activiteiten | Beknopte beschrijving | Status |
|---|---|---|
Audit “AV-HO” | Interne audit naar de algemene voorziening voor huishoudelijke ondersteuning. Sinds juli 2020 valt de huishoudelijke ondersteuning onder de algemene voorzieningen Wmo en wordt door de aanbieders uitgevoerd op basis van enkele criteria. In de audit wordt onderzocht welke taken betrokkenen hebben, in hoeverre de vastgestelde criteria ook toegepast worden door de aanbieders en tot welke resultaten de nieuwe aanpak heeft geleid. | Het auditteam heeft het onderzoek uitgevoerd conform het plan van aanpak. Het conceptrapport is gereed en is eind augustus aan geauditeerden verzonden voor wederhoor. N.a.v. het definitieve rapport zullen de proceseigenaren een verbeterplan opstellen. Beide documenten zullen aan het college aangeboden worden ter vaststelling. Vervolgens zal het college beide documenten (rapport en verbeterplan) aan de raad aanbieden ter informatie, naar verwachting eind dit jaar. |
Procesbewaking nieuwe verbeterplannen | -Verzuim | -Het actieplan n.a.v. de audit Grip op verzuim is door het college vastgesteld en in maart 2022 aan de raad verzonden ter informatie. |
Monitoring verbeterplannen | De monitoring van de verbeterplannen heeft betrekking op alle verbeterplannen in uitvoering en geldt als sturingsinstrument voor het MT. | Twee keer per jaar uit te voeren, bij begroting en jaarrekening. Jaarlijks wordt een rapportage ter informatie aan de raad aangeboden. |
Lijncontrole “Inkopen en aanbestedingen | De lijncontrole heeft betrekking op de processen uit de voorgaande audit. Het doel hiervan is om na te gaan in hoeverre de geplande verbetermaatregelen daadwerkelijk zijn ingevoerd en of er aanleiding is de desbetreffende processen opnieuw onder de loep te nemen. | De voorbereidingen zullen na afronding van de audit AV-HO starten en afhankelijk van de breedte mogelijk begin 2023 worden afgerond. |
Auditplan 2023 | Het college stelt het jaarlijkse auditplan vast en verzendt het ter informatie aan raad en rekenkamercommissie. | Het onderzoeksplan wordt voorbereid in het laatste kwartaal van het jaar en vóór 31 december 2022 vastgesteld door het college |
Verbeterplannen in uitvoering
N.a.v. de uitgevoerde audits hebben de proceseigenaren verbeterplannen opgesteld. De volgende zijn in uitvoering:
Verbeterplan in uitvoering | Jaartal audit | Status |
|---|---|---|
Procesoptimalisatie | 2017 | Verbeterplan vastgesteld door college; drie verbetermaatregelen in uitvoering; |
Regie op verbonden partijen | 2020 | Verbeterplan vastgesteld door college.Vier maatregelen zijn uitgevoerd/ ingebed, enkele zijn in uitvoering, enkele zijn doorgeschoven naar 2023 vanwege andere prioriteiten die recent zijn gesteld als gevolg de vluchtelingen- en statushouders-crisis en de discussie m.b.t. bestuurlijke toekomstscenario’s. |
Grip op verzuim | 2021 | Verbeterplan vastgesteld door college in maart 2022. Eerste verantwoording: drie maatregelen in uitvoering, één ingebed, één nog in te plannen. |
Lijncontroles op afgesloten verbeterplannen
De lijncontroles vormen een onderdeel van de auditcyclus en hebben betrekking op “afgesloten” verbeterplannen. De auditor gaat na in hoeverre de geplande verbetermaatregelen daadwerkelijk zijn ingevoerd en ingebed. In 2023 komen de volgende verbeterplannen in aanmerking voor een lijncontrole:
- Archief- en Dossiervorming
- P-systematiek
- Regievoering op ODRA
- Grip op verzuim, onderdeel “verzuimacties door leidinggevenden”
- RO- processen
- Procesoptimalisatie
Met de vaststelling van het auditplan 2023 zal de definitieve keuze van één lijncontrole worden gemaakt.